Mudarse a una nueva oficina

Entonces, ¿estás listo para mudarte a una nueva oficina?

Obtuvo la ubicación perfecta, programó una empresa de mudanzas, notificó a su personal y a sus clientes, y ahora solo queda una cosa por hacer: organizar su reubicación de TI.

¿Suena abrumador? No tiene que ser!

Ya sea que su departamento de TI esté compuesto por una sola persona, o si tiene un proveedor de TI administrado que hará la mayor parte del trabajo por usted, es esencial que planifique cada detalle de su mudanza de oficina de manera precisa y con suficiente antelación. Tenga en cuenta que muchos operadores requieren largos plazos de instalación, por lo que planificar su reubicación de TI no es algo que desee dejar hasta el último minuto.

Seguir esta lista de verificación lo ayudará a organizar y supervisar el traslado de su oficina de manera segura, efectiva y sin interrupciones en sus servicios. Esto le ahorrará tiempo y dinero, además de mantener contentos a su personal y clientes.

Su lista de verificación de TI: 8 cosas que debe saber

1. Planifique su reubicación de TI con suficiente antelación. En los meses previos a la mudanza, querrá asegurarse de que ocurran las siguientes tareas:

Programe una visita al sitio con TI en la nueva ubicación de la oficina para revisar los requisitos de cableado de la red.

Al menos 2 meses antes de la mudanza: comuníquese con todos los operadores, ISP (proveedores de servicios de Internet) y proveedores de tecnología e infórmeles sobre su fecha de mudanza.

2. Evaluar su equipo. Si su infraestructura de red está envejeciendo, el traslado de la oficina es un buen momento para actualizar su equipo. Si planifica en consecuencia, incluso podría tener su red en funcionamiento en el nuevo espacio antes de que llegue el día de mudanza. Aquí hay algunos pasos que debe seguir al revisar su equipo:

Haga un inventario de todo el equipo para determinar si aún satisface sus necesidades y si será adecuado en la nueva ubicación.

Enumere cualquier equipo que necesite actualizarse o reemplazarse y ordene cualquier equipo necesario.

Devuelva cualquier equipo alquilado de TI y teléfono que ya no sea necesario.

Deseche adecuadamente el equipo viejo o roto.

Evaluar los requisitos de la sala del servidor.

3. Evaluar sus requisitos de comunicación. Es posible que la nueva oficina no tenga el cableado y la infraestructura instalados que su empresa requiere. Hágase estas preguntas para descubrir lo que necesita y si necesita agregar algo a la oficina existente:

¿Cuántas líneas telefónicas?

Para el cableado, ¿cuántos cables Cat 5? Del mismo modo, ¿cuántos cables Cat 6?

¿Sé cuántas tomas de corriente hay?

¿Sé cuántas tomas de corriente hay?

4. Prepare su lista de verificación de visitas al sitio. Una vez que haya evaluado sus requisitos de comunicación, sabrá qué hacer durante su visita al sitio. Una visita completa al sitio es esencial para planificar un traslado exitoso. Debe planear que su proveedor de TI se una a usted, así como una compañía de cableado certificada (como Netplanner o Cole AV) para que pueda verificar que todo funcione y decidir si desea agregar más caídas. Durante la visita al sitio, asegúrese de cubrir estos pasos:

Revise el plan de configuración de la nueva oficina con su proveedor de TI.

Asegúrese de encontrar las ubicaciones ideales para estaciones de trabajo, tomas de alimentación y puntos de cableado de red.

Decida las ubicaciones principales para impresoras, escáneres, enrutadores, etc.

Confirme si se cumplirán los requisitos mínimos para la sala de servidores (electricidad, refrigeración, dimensiones y seguridad).

5. Considere sus opciones de telecomunicaciones. Las nuevas ofertas de telecomunicaciones están constantemente disponibles, así que asegúrese de darse una vuelta por el sistema telefónico y el contrato de servicio correctos. Considere qué tipo de crecimiento o expansión espera en los próximos 3-5 años; Esto ayudará a determinar si debe considerar un nuevo sistema telefónico comercial para su nueva ubicación de oficina.

Revise la capacidad de la línea para determinar si necesita pedir nuevas líneas telefónicas.

Configure el desvío de llamadas si está cambiando su número de teléfono.

Establezca y ordene el tipo de acceso a Internet requerido para la nueva ubicación.

Considere qué tipo de sistema telefónico es mejor para la nueva oficina (VoIP, PBX, etc.).

6. Proteja sus datos. Es fundamental estar preparado para los peores escenarios en todo momento, pero lo más importante durante la reubicación de una oficina. Solo piense qué pasaría con sus datos si algo saliera mal durante el traslado (como si el camión de mudanzas está involucrado en un accidente y su equipo está dañado). Complete las siguientes tareas para proteger sus datos durante su mudanza:

Realice varias copias de seguridad de todos los sistemas de datos de la empresa, incluidos servidores de seguridad y servidores, y almacene copias donde no se vean afectados por el traslado.

Asegúrese de que la recuperación total sea posible para que, si algo sale mal, aún podrá acceder a todos los datos importantes de su empresa.

7. Prepárese para el día de mudanza. Transportar el equipo tecnológico de su oficina no es tan fácil como podría pensar. Requiere manejo especial, experiencia y protección de tránsito. Por lo tanto, se recomienda encarecidamente que permita que TI y su proveedor de soluciones de telecomunicaciones completen la parte móvil real por usted. Si planea utilizar la misma empresa de mudanzas para cada aspecto de la mudanza de la oficina, asegúrese de que puedan mover los equipos electrónicos de manera adecuada. Al prepararse para Move Day, asegúrese de haber hecho lo siguiente:

Transporte copias de su copia de seguridad de datos a la nueva ubicación, separadas del sistema principal y entre sí.

Verifique que todo el cableado y los cables de datos estén etiquetados correctamente y a qué equipo pertenece.

Redacte una lista de contactos de todos los involucrados en el movimiento.

Si es necesario, ayude con la desconexión del equipo en la antigua oficina e instruya al personal sobre cómo apagar todo el equipo correctamente antes de salir el último día antes de la mudanza.

8. Pruebe la red de su nueva oficina. Es una buena idea tener a su proveedor de soluciones de TI y telecomunicaciones en la oficina con usted el primer día para ayudar al personal con cualquier pregunta o problema de conectividad de red. Después de completar todas las etapas del movimiento, querrá hacer un recorrido con su proveedor de TI y verificar lo siguiente:

Verifique que todos los cables, equipos y teléfonos estén en el lugar correcto.

Verifique todos los números de teléfono individuales y sus ubicaciones.

Pruebe para ver si el desvío de llamadas del número anterior funciona y se reenvía al teléfono correcto.

Pruebe todas las funciones del sistema telefónico.

Inicie todos los servidores y pruebe la capacidad de la red y la migración de datos.

Verifique los correos electrónicos entrantes y salientes.

Consulte el sitio web, la intranet y la extranet.

Probar cada conexión de red.

¡Disfruta tu nueva oficina!

Solicite comentarios del personal poco después de la mudanza para descubrir si sienten que la infraestructura de comunicación se puede mejorar. Su equipo tecnológico es la fuerza impulsora de su empresa; Si sus teléfonos no están sonando y sus sistemas no funcionan en su nueva oficina, entonces su negocio no podrá funcionar.

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