Diseño para los Millennials: Tendencias en el despacho de abogados

La industria legal continúa buscando respuestas a una multitud de preguntas clave, confrontando cómo los bufetes de abogados albergan y ejecutan sus prácticas: Reducir por abogado los gastos generales a través de la reducción del espacio de la oficina; fomentar la colaboración y el trabajo en equipo, al tiempo que se proporciona suficiente espacio privado para el trabajo de enfoque; tratar con los socios mayores de baby-boomer mientras que al mismo tiempo satisfacer las necesidades de los millennials a veces muy diferentes; e incorporando tecnología, permeando a lo largo del proceso del bufete de abogados, con a menudo impactos significativos en el “tipo” y el tamaño de las subfunciones dentro de la práctica legal actual.

Además de todo esto, los tipos de clientes cambiantes, más conscientes del valor que en décadas anteriores, pero a menudo todavía esperan instalaciones de primera clase junto con un servicio de primera clase.

Doug Zucker, un líder del área de práctica de la firma de servicio profesional de Gensler, comentó que los abogados milenarios no siempre son representativos de todos los rasgos de su grupo de compañeros sobre los que estamos leyendo constantemente. Mientras disfrutan de la oportunidad de trabajar desde diferentes entornos de trabajo dentro y fuera de la oficina, ellos, al igual que sus predecesores, todavía valoran una oficina privada como una recompensa del trabajo. [1]

Los informes que citan ejemplos de cuatro asociados que se ensitúan en una sola oficina privada no están sucediendo aquí. Tampoco hay muchos escenarios de oficina compartida de abogados. Los abogados suelen pasar aproximadamente el doble de tiempo en el trabajo enfocado que la mayoría de los otros profesionales, y como tal valoran las cualidades que una oficina privada es bastante eficaz para proporcionar. Zucker mencionó que en el Reino Unido, el 20 por ciento de las oficinas de abogados son de plan abierto, pero esa tendencia no se ha extendido a los Estados Unidos. Hay varios bufetes de abogados que prueban algunos escenarios de plan abierto como juicios, así que mantente atento.

En su mayor parte, hay dos tamaños básicos de oficina para bufetes de abogados de Estados Unidos: 120-150 pies cuadrados para abogados asociados y 180-225 pies cuadrados para oficinas asociadas. Anteriormente, los socios senior podrían tener pequeñas mesas de conferencias dentro de su oficina privada para reuniones de clientes, pero ahora los clientes normalmente se reúnen en una de las salas de conferencias de la firma.

Estas salas de conferencias, que para algunos grandes bufetes de abogados pueden ocupar toda una planta, por lo general se encuentran justo al la salida de la recepción principal para la seguridad y la comodidad. Este enfoque elimina a los clientes o abogados opuestos que deambulan por los pasillos donde potencialmente podrían estar expuestos a información confidencial, y también facilita el servicio de alimentos y equipos audiovisuales.

Zucker también comentó que no es raro que los principales bufetes de abogados reduzcan su huella en la renovación del contrato de arrendamiento o como parte de una reubicación, ya que las funciones que solían ser prominentes en un bufete de abogados ahora pueden reducirse sustancialmente en tamaño o eliminarse por completo.

Las bibliotecas de leyes han sido, en su mayor parte, digitalizadas y cada vez más, y los secretarios legales que en tiempos pasados muchos han estado en una proporción de 2:1 (dos abogados a un personal), pueden hoy ser en una proporción de 5:1 o incluso más alto. Combinado con la digitalización continua de los registros, esto ha dejado el espacio central sin usar. Ahora es común poner oficinas asociadas en el interior, aumentando la eficiencia de la oficina legal.

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Los bufetes de abogados pueden hacer hincapié en lugares de reuniones informales, lugares donde los correos electrónicos pueden ser atrapados en computadoras portátiles o tabletas, y algunos bufetes de abogados han diseñado su cafetería comedor para ser el espacio de reuniones más grande de sus instalaciones capaz de celebrar reuniones “todas las manos”. Los abogados contratados para investigación o litigio sin tenlientos pueden sentarse uno al lado del otro en mesas bajas o escritorios, similares a los diseños de alta tecnología.

Para aquellos que miran más hacia el futuro, hay empresas que experimentan con el tipo de computadoras IBM de Watson con inteligencia artificial ahora capaces de manejar problemas legales menos complejos como voluntades y fideicomisos. La computadora podría lograr las primeras capas de la junta de los documentos legales y luego un abogado real en vivo completa el proceso y maneja cualquier matiz.¿Qué significa esto para el futuro diseño del espacio de los bufetes de abogados? Más automatización del proceso, lo que resulta en una menor necesidad de espacio de oficina.

Brittany Whitley, Directora de Estrategia de Trabajo/Desarrollo de Negocios con Hogue, ve a las empresas explorar soluciones en el lugar de trabajo que no solo apoyan mejor los estilos de trabajo y los avances tecnológicos actuales, sino que también apoyan un esfuerzo para introducir entornos que incorporen estrategias de planificación más eficientes y ágiles.

A medida que la superficie cuadrada es en una prima y los bufetes de abogados por lo general se comprometen a plazos de arrendamiento más largos, las empresas están siendo conscientes de la evolución del estilo de trabajo que puede acompañar a la futura generación de líderes (que probablemente están empezando la escuela de derecho, si no bajo grado). Se están considerando medios alternativos en los abogados de vivienda, como oficinas interiores, oficinas compartidas o incluso conceptos de planificación abierta, junto con elementos de apoyo como salas de enfoque de una a dos personas, salas de reuniones de cuatro a seis personas y colaboración.

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Si bien las oficinas no han sido eliminadas, han disminuido significativamente en tamaño que van desde 125-175 pies cuadrados. Muchas empresas están adoptando políticas de oficina “del mismo tamaño”, así como muebles estandarizados en un esfuerzo por acomodar mejor los cambios internos y minimizar los costos. En un esfuerzo por informar aún más las estrategias de planificación inteligente, las empresas no sólo están haciendo referencia a puntos de referencia y estrategias de pares y competidores, sino que también buscan metodologías positivas que sus clientes e industrias externas puedan emplear.

Sin embargo, la cultura sigue siendo el rey, por lo que los esfuerzos por introducir eficiencias en las superficies cuadradas, las nuevas políticas y los conceptos de planificación se abordan con jengibre, siempre conscientes de mejorar la experiencia general y apoyar un fuerte sentido de conectividad cultural.

Un artículo reciente en el Washington Post titulado “End of the corner office: D.C. law firm diseña su nuevo espacio para los millennials”, analiza cómo para algunas firmas, la mayoría de las personas que ahora están en la oficina de abogados no estarán allí en 15 años. Su pensamiento era: “¿Para quién estamos construyendo?”

En este ejemplo, todas las oficinas, independientemente del estado de asociado o socio, son del mismo tamaño. Todas las oficinas tienen paredes de cristal para dejar pasar la luz y donde en el pasado la oficina de la esquina habría estado, ahora hay salas de reuniones del equipo para la colaboración. Los millennials quieren equilibrio en la vida, flexibilidad y movilidad cuando, dónde y cómo funcionan. La sostenibilidad es importante y quieren hacer un impacto y una diferencia en y en el mundo. [2]

Según Colin Scarlett, uno de los principales especialistas en arrendamiento de firmas de Colliers International en Vancouver, Canadá, un tercio de los bufetes de abogados en Londres son de planta abierta, con abogados de todos los niveles sentados en medio de un espacio en cubículos. Pero, en su artículo titulado “¿Son los espacios de oficina de plan abierto buenos para los bufetes de abogados?” Tim Baran advierte “…. asegúrese de tener suficiente sala de conferencias para reuniones y compromisos con los clientes, y cabinas de privacidad para el trabajo centrado en el láser y el tiempo tranquilo y creativo. Inicie la opción de trabajar de forma remota durante un par de días a la semana, y ha cubierto las bases de un bufete de abogados flexible, colaborativo y productivo”. [3]

Según un informe reciente de Knoll, la empresa de diseño de muebles de oficina, titulada “The Emerged Law Practice: Progressive Traits of the Modern Law Office”, “A younger, more technology fluent demographic embraces change, even in the context of a existing office población que a menudo protege el statu quo.” El futuro bufete de abogados tiene un diseño que es tanto lógico como flexible y soporta tanto el trabajo enfocado como el espacio para la colaboración. [4]

En un blog titulado “Leaner and Greener: 2015 Office Space Trends”, del Grupo Butler Burgher, señalaron que “a cuerda de un informe de American Lawyer, los bufetes de abogados suelen ocupar dos o tres veces más espacio por empleado que las firmas de banca, seguros o tecnología. Ahora, junto con la reducción de tamaño, los bufetes de abogados están adoptando nuevos diseños de lugares de trabajo en la línea de sus clientes corporativos; de hecho, llegarán a parecerse más a las empresas de consultoría empresarial con espacios de trabajo más pequeños, flexibles y colaborativos.”[5]

La industria legal ha sido uno de los últimos grupos en cambiar su pensamiento tradicional de por qué y cómo hacen negocios, pero las presiones de la economía, la tecnología y el cambio demográfico en los socios están obligando a un replanteamiento a adoptar nuevas tradiciones más flexibles .

Según un informe del Colliers “Practice Group Insights: Law Firm Services” del 14 de enero de 2015, el 32 por ciento de los 200 principales bufetes de abogados que están re-trabajando su espacio están reduciendo su espacio, muchas empresas se están trasladando a oficinas de un solo tamaño, 48 por ciento subcontratando el descubrimiento, 35 por ciento subcontratan la revisión de documentos y el 18 por ciento subcontratan la investigación legal.

El principal impulsor del nuevo lugar de trabajo legal es el cambiante grupo demográfico de empleados con la embestida de los millennials que desean flexibilidad, movilidad, menos jerarquía, trabajo interesante y equilibrio entre el trabajo y la vida. Se espera que la mayoría de los baby boomers se jubilen para 2016-2020. “Menos es más la utilización de la reducción del espacio reflexiva al mismo tiempo que aumenta el número de empleados.” [6]

Othon Benavente de Studio Benavente Architects en Walnut Creek, que se especializa en la región de Contra Costa, dijo: “Lo que veo en los suburbios es una jerarquía más plana, pero todavía oficinas de ventanas, y más empresas se establecen como suites ejecutivas que se alquilan a una sola profesionales o bufetes de abogados más pequeños que comparten su espacio y comparten recursos. Esto proporciona espacio de expansión futuro”. Benavente todavía ve madera tradicional a menos que el espacio sea una remodelación o reubicación importante.

¿Qué significa todo esto para la práctica legal suburbana? ¿Cuántas de estas ideas de tendencias futuras se han impregnado en las regiones de oficinas periféricas como Walnut Creek y Concord? Desafortunadamente, se han producido muy pocos cambios y, en su mayor parte, las oficinas privadas tradicionales y los paneles de madera todavía abundan en los suburbios.

Varios factores pueden ser responsables de este fenómeno no cambiante. Tarifas de alquiler mucho más bajas, por ejemplo, Los alquileres de Walnut Creek son 35-45 % menos que los alquileres de oficinas de San Francisco equivalentes, mientras que Concord alquileres son 65 % menos. Esto reduce el estrés de tener que reducir el tamaño debido a que la economía es el factor impulsor. Además, mientras que San Francisco tiene actualmente más de 8 millones de pies de nuevos edificios de oficinas Clase A en construcción, Contra Costa no tiene ninguno y ningún nuevo edificio de oficinas está ni siquiera en el horizonte. Esto reduce en gran medida la reubicación a edificios de primer nivel con bufetes de abogados a menudo liderando la carga.

A medida que los baby boomers continúan retirándose y los millennials se hacen cargo lentamente de la gestión, algunos factores “cool” pueden llegar al diseño de la oficina de abogados suburbanos, pero, en opinión del autor, esos cambios serán lentos en llegar.

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