8 consejos para organizar su oficina (y usted mismo) para una mejor productividad

Si su espacio de trabajo está en caos, podría estar perdiendo productividad y su desempeño laboral probablemente sufrirá. Estos ocho consejos pueden ayudarlo a mantener todo junto y aprovechar al máximo cada hora del día.

¿Pasa más tiempo buscando documentos, suministros, correos electrónicos o el cargador de su teléfono móvil que trabajando? Si es así, está perdiendo una valiosa productividad. Sin embargo, la buena noticia es que volver a la normalidad requiere solo un poco de planificación, compromiso y coherencia.

Estos ocho consejos de organización de oficina seleccionados de la Asociación Nacional de Organizadores Profesionales (NAPO) y Simplify Me Now pueden ayudarlo a transformar su espacio de trabajo de estresante a sereno, y ayudarlo a aumentar su productividad al facilitar la búsqueda de archivos, documentos, suministros y mantenimiento con proyectos en curso y plazos.

1. Purga tu espacio de trabajo

Seamos sinceros. Si estás leyendo esto, probablemente estés luchando por controlar el caos que es tu espacio de trabajo. ¿Dónde empezar?

Según NAPO, el primer paso es deshacerse de las cosas innecesarias que ocupan su valioso espacio de oficina. Revisa esos montones de papeles y deshazte de los duplicados. Limpie los cajones de su escritorio y los archivadores y deseche (o recicle) todo lo que no haya usado en seis meses.

Cuando le quedan solo los artículos necesarios y ha eliminado el exceso de desorden, puede organizar más fácilmente lo que queda.

2. Reorganice su oficina

A continuación, evalúe el diseño de los muebles en su espacio recién purgado en función de cómo trabaje. Si tiene que levantarse cada vez que necesita tirar algo o reemplazar un archivo, su escritorio y su piso pueden convertirse fácilmente en su bote de basura / almacenamiento de archivos, dice NAPO. Organice los muebles, archivos y recipientes de basura para que sean de fácil y rápido acceso.

3. Organiza tu escritorio

Mantenga solo los suministros y gadgets que necesita diariamente en su escritorio y manténgalos al alcance de la mano. En el mundo digital actual, es probable que no necesite mantener una taza de bolígrafos y lápices o botellas de blanqueador desbordantes, según NAPO, pero su computadora, teléfono, algunos bolígrafos, un bloc de notas y una grapadora deben estar al alcance de la mano. alcanzar.

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Patty Kreamer, coach organizadora certificada, organizadora profesional certificada, autora, oradora y presidenta de Kreamer Connect, dice que piense en ella como en sus círculos de amigos.

Los artículos que más utilizas deben estar al alcance de tus amigos. Los artículos que usa con menos frecuencia (mensual o periódicamente) deben estar cerca, pero debe tener que levantarse para acceder a ellos: sus conocidos. Los artículos que rara vez o nunca usas, pero que debes conservar, deben estar fuera de tu oficina por completo – extraños ", dice ella.

Simplify Me Now sugiere crear un sistema de flujo de trabajo en papel para cualquier documento entrante. Una bandeja de entrada es para artículos que aún no han sido revisados, una caja en proceso es para artículos en los que está trabajando, y su sistema de archivo (vea el siguiente consejo) o los recipientes de basura se encargarán de los artículos a medida que los termine.

Tenga cuidado de no mirar los documentos y luego vuelva a colocarlos en su escritorio. Tome una decisión para la acción y luego siga adelante. Por supuesto, cuando esto no es posible de inmediato, Kreamer dice: "piense en el siguiente paso y coloque el documento allí. No es donde lo ponga sino donde lo buscará", dice.

4. Desarrollar un sistema de archivo

No hay correcto o incorrecto cuando se trata de desarrollar un sistema de archivo, siempre y cuando coincida con su forma de trabajar y se pueda mantener fácilmente, dice Kreamer. Dependiendo de su preferencia personal, puede archivar alfabéticamente, por proyecto, por cliente o algún otro método que funcione para usted.

NAPO sugiere utilizar el mismo método para la presentación de documentos electrónicos que para el papel. Ordena, archiva y purga regularmente documentos electrónicos y en papel para evitar que se acumule el desorden.

Una lista maestra (índice) de nombres de archivos puede ayudar a evitar la creación de duplicados cuando agrega nuevos archivos y ayudar a mantener la organización de nuevos archivos, clientes y proyectos. Y es una gran herramienta para que otros la usen en su ausencia, dice Kreamer. No más "¿dónde está ese archivo?" llamadas telefónicas para interrumpir sus vacaciones.

Mantenga los documentos más recientes al frente del archivo para un acceso rápido y asegúrese de verificar la política de retención de registros de su empresa para asegurarse de que no está arrojando registros vitales. Archive registros antiguos en cajas bancarias o invierta en un escáner digital para almacenar documentos electrónicamente.

5. Gestión del tiempo

Ya sea que esté usando una computadora portátil y un bolígrafo, un software para PC o una aplicación en su teléfono inteligente, mantener una lista de tareas pendientes puede asegurarse de que esté a tiempo y que las citas y los plazos no pasen por alto. NAPO

Despeje al menos una hora cada día de trabajo para centrarse en proyectos y elementos de acción, y NAPO sugiere asignar el doble de tiempo a cada tarea de lo que estima inicialmente para tener en cuenta las interrupciones y el seguimiento. Kreamer sugiere hacer un seguimiento de su tiempo durante una semana para tener una mejor idea de cuánto tiempo llevan ciertas tareas antes de comenzar a programar de esta manera.

"Y, si está utilizando un teléfono inteligente o una herramienta electrónica, asegúrese de que se sincronice", dice Kreamer. "No hay nada más inútil que un Droid o iPhone que no 'habla' con el calendario de su computadora. La tecnología es tan simple pero muchos lo ignoran", dice ella.

Desglosar los proyectos grandes en pasos más pequeños y programar el tiempo en el día para trabajar en cada uno de ellos puede hacer un trabajo corto de grandes tareas. Pero tienes que programar, dice ella.

"Sorprendentemente, la herramienta más olvidada en la gestión del tiempo es el calendario. He hablado con cientos de audiencias y he trabajado con innumerables clientes en su espacio de oficina y la planificación no es una parte importante de su día. La mayoría de las personas que hacen planes, planean solo para reuniones y citas. No programan tiempo para el trabajo que se realizará en el medio. Crean una lista de tareas en papel o en su cabeza y nunca planean hacerlo. Por lo tanto, la lista de tareas se convierte en un lista de evitación ", dice Kreamer.

6. Comunicarse en un horario

Programe tiempo en su lista de tareas cada día para atender correos electrónicos y devolver llamadas telefónicas. NAPO sugiere hacer esto una vez en la mañana y una vez cada tarde para una mayor eficiencia.

"Establezca un cronómetro para incrementos de 10 o 15 minutos y haga pequeños sprints para hacer las cosas. Todos sabemos que el tiempo más efectivo es 15 minutos antes de que tenga que salir por la puerta para una reunión o cita", dice Kreamer. "Eso se llama una fecha límite: un montón de fechas límite de 10 a 15 minutos consecutivos pueden producir resultados sorprendentes".

Escriba una agenda para cada llamada telefónica para no olvidar puntos importantes y, si tiene que dejar un mensaje, describa exactamente la respuesta que necesita para que otros puedan obtener exactamente la información o acción que necesita para completar su tarea.

7. Organizar digitalmente

Estar organizado electrónicamente es tan importante como estar físicamente organizado, dice NAPO. Cree diferentes carpetas y subcarpetas en su bandeja de entrada de correo electrónico para cada cliente y proyecto, de modo que cuando lleguen nuevos correos electrónicos, pueda actuar rápidamente y archivar comunicaciones. De esa manera, cuando llega un nuevo correo electrónico, puede actuar sobre él y luego archivarlo en su carpeta electrónica adecuada.

"Si tiene una acumulación de correos electrónicos en su bandeja de entrada, cree carpetas para cada año y arrastre todos los correos electrónicos de cada año a su carpeta respectiva. En adelante, no permita que las cosas permanezcan en su Bandeja de entrada a menos que requieran acción", Kreamer dice. "Elimínelo, reenvíelo o archívelo. Una bandeja de entrada de correo electrónico solo debe contener correos electrónicos que requieran acción. No es una unidad de almacenamiento".

El almacenamiento de documentos digitales debe configurarse para reflejar su sistema de archivo físico, con carpetas y subcarpetas para almacenar registros y documentos. Para los materiales archivados, un proveedor de almacenamiento basado en la nube puede ser una excelente manera de almacenar proyectos completos o archivos que no necesita todos los días.

Finalmente, dice Kreamer, minimiza las distracciones. "Desactiva todas las notificaciones por correo electrónico: el sonido, el ícono del sobre en el área de notificación, el cambio del cursor del mouse y especialmente la alerta de escritorio 'Nuevo correo electrónico' que se desvanece", dice. "Dado que ha configurado horarios específicos para revisar y responder el correo electrónico, no los necesitará. ¡No creerá cuánto tiempo ahorrará!" ella dice.

8. Ritualiza tu día de trabajo

La organización no es una propuesta única; debe mantenerse al día con la afluencia de documentos, archivos, proyectos y comunicaciones. Cuando haya terminado de trabajar durante el día, dedique unos 15 minutos a actualizar su lista de tareas, archivar proyectos completados y reemplazar los elementos en progreso en su lugar adecuado. Eso lo convierte en un comienzo limpio, fresco y organizado cuando llega al trabajo a la mañana siguiente.

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